Rozwiązania dla biznesu

Honoraria - moduł kadrowo-płacowy

Moduł Honoraria jest produktem firmy Bonair S.A. i posiada certyfikat Microsoftu. Przeznaczony on jest do zarządzania kadrami firmy oraz rozliczania wynagrodzeń. Dzięki integracji z pozostałymi modułami systemu Dynamics AX umożliwia automatyczne księgowanie płac, utrzymywanie historii transakcji pracownika łącznie z wypłatami zaliczek itp., tworzenie przelewów elektronicznych oraz importowanie elektronicznych wyciągów bankowych. Istotną rolę odgrywają kartoteki zawierające zapisy historyczne. System zapisuje w jakim dniu zmienił się np. adres pracownika, kiedy zmienił się kod zgłoszenia do ZUS, a kiedy zostało zmienione np. nazwisko. Dodatkowo system zapewnia rejestrację zmian danych w wybranych tabelach, co oznacza, że nikt nie będzie w stanie wyprzeć się wykonanej przez siebie czynności. Jest to bardzo istotne, gdy kilka osób zajmuje się kadrami i płacami, a coś zostanie źle uzupełnione/zmienione i szuka się osoby odpowiedzialnej za ten błąd. Informacja przekazywana przez system zawiera zapis sprzed zmiany oraz zapis po zmianie, dokładną datę i czas.

Rekrutacja

System daje możliwość tworzenia kartoteki kandydatów do pracy uwzględniając ich wykształcenie, kursy i nabyte kwalifikacje zawodowe. Kandydaci ci są automatycznie wybierani do projektów rekrutacyjnych, które uwzględniają odpowiednie wymagania dotyczące ich kwalifikacji. Kandydaci, którzy zostaną przyjęci w procesie rekrutacyjnym mogą zostać automatycznie przeniesieni z kartoteki kandydatów, do kartoteki pracowników firmy.

Podstawowe dane

W module honoraria podstawową rolę odgrywa kartoteka pracowników. To w niej przechowywane są podstawowe dane o pracowniku i z nią łączą się szczegółowe informacje takie jak:

• adresy pracownika,
• rodzina,
• wykształcenie,
• kursy,
• stosunek do wojska,
• informacje o niepełnosprawności, emeryturze, rencie,
• rejestr czasu pracy,
• okresy nieskładkowe,
• poprzednie zatrudnienie,
• zatrudnienie w obecnej firmie,
• zgłoszenia do ZUS,
• limity absencji,
• podstawy do chorobowego,
• podstawy do urlopowego,
• kartoteka zarobkowa.

Struktura organizacyjna

Podczas zatrudniania pracownik przypisywany jest do odpowiedniej jednostki organizacyjnej oraz stanowiska. Obie te informacje tworzą w systemie Strukturę organizacyjną firmy, która aktualizowana jest o zmiany stanowisk.

System zapisuje daty zmian struktury, aby użytkownik wracając do przeszłości wiedział jakie kiedyś występowały podziały w firmie. Do stanowiska przypisywane są informacje o kategorii zaszeregowania, kategorii stanowiska (umysłowy, fizyczny, bezpośrednio produkcyjny, pośrednio produkcyjny), warunkach szczególnych występujących na danym stanowisku.

Rejestracja czasu pracy

W momencie zatrudniania pracownika jest on przypisywany do kalendarza. Kalendarze tworzone są zazwyczaj w zależności od etatu. Może istnieć jeden kalendarz dla wszystkich pracowników lub wiele. Kalendarz informuje kiedy dany dzień jest pracujący, a kiedy wolny oraz ile godzin dziennie pracownik powinien przepracować. Poza kalendarzem mogą występować też Harmonogramy grupowe, które nadpisują dla pracownika czas podany w kalendarzu czasem z harmonogramu. Rejestracja czasu pracy oparta jest na listach obecności, dla których można ustawić osoby uprawnione do widoku określonych list. W każdym miesiącu w systemie generowana jest Karta pracy dla pracownika na podstawie kalendarza lub harmonogramu, w której użytkownik może podzielić ile czasu spędził pracownik w ciągu dnia na poszczególnych miejscach powstawania kosztów. W tym samym miejscu pracownikowi odnotowuje się też nadgodziny oraz różnego rodzaju dodatki np. dodatek za pracę w nocy.

Do karty pracy przenoszone są informacje o nieobecnościach wprowadzonych dla pracownika w Rejestrze nieobecności. System skonstruowany jest tak, aby umożliwić osobom spoza działu kadr ewidencjonowanie czasu pracy, jednakże żeby nie miało to wpływu na wprowadzanie przez kadry nieobecności do systemu.

Płace

Na podstawie danych wprowadzonych w Rejestrze nieobecności o absencjach oraz w Karcie pracy o czasie przepracowanym przez pracownika naliczane jest jego wynagrodzenie. Każdy pracownik ma przypiętą do siebie Listę składników płacowych, jakimi ma być obliczane jego wynagrodzenie. W liście tej mogą być zawarte określone Wymiary księgowe oraz sposób ich księgowania na konta finansowe. Składniki list płac i sposób ich obliczania możemy dowolnie definiować. Umożliwia to obliczanie płac tak, jak dana firma sobie tego wymaga. Poza listą składników istnieją oczywiście listy płac, które można podzielić np. w zależności od jednostki organizacyjnej bądź rodzaju pracownika - fizyczny lub umysłowy, co ułatwić może późniejsze raportowanie według podziału, jaki jest firmie potrzebny. Bardzo ważnym elementem w naliczaniu listy płac i najczęściej wykorzystywanym przez klientów np. przy premiach jest import z Excela przygotowanych wartości kwotowych dla odpowiednich składników. Oznacza to, że jeśli otrzymujemy od innej osoby listę pracowników z premiami uznaniowymi w Excelu, to nie musimy wprowadzać tych wartości każdemu pracownikowi ręcznie, tylko możemy je z automatu zaimportować do wyznaczonego składnika na liście płac.

Umowy cywilno-prawne

System pozwala na tworzenie różnego rodzaju umów cywilno-prawnych. Do każdej umowy dołączane są rachunki za okresy pracy. System umożliwia obliczanie wynagrodzenia od wpisanej wartości netto, jak i brutto. Rachunki te mogą być księgowane pojedynczo lub zbiorczo. Dostępne są wydruki umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz rachunku do umowy z wyszczególnieniem wszystkich składek (również tych opłacanych przez płatnika) oraz raporty zbiorcze.

Raporty

System zawiera szereg raportów kadrowych, jak i płacowych. To co najważniejsze użytkownik może definiować sam szablony umowy o pracę, aneksów do umowy, informacji dla pracownika i świadectwa pracy. Jest to bardzo ważne, ponieważ wzorów jest dużo, a zazwyczaj każdy pracodawca korzysta z innego wyglądu i chciałby przy zmianie systemu, pozostać przy swoich wydrukach. Istotne jest też to, że można utworzyć więcej niż jeden szablon dokumentu i w zależności od danej grupy osób wykorzystywać inny wydruk. Innym raportem definiowanym przez użytkownika jest Zbiorówka. Raport ten opiera się na danych z list płac zapisywanych w składnikach płacowych kartoteki zarobkowej pracowników. Dzięki niemu możemy tworzyć wiele raportów tzw. zbiorówek, z których każdy będzie zawierał, co innego. Raporty przedstawiające podział kosztów płac pracownika, czy składki ZUS z uwzględnieniem składek płatnika, to żaden problem dla systemu. Raporty te mogą przedstawiać każdego pracownika po kolei, a mogą też wykazywać tylko podsumowanie za dany okres.

Poza definiowanymi raportami są oczywiście raporty stałe. W mgnieniu oka wydrukujemy takie przykładowe raporty jak:

• Stan zatrudnienia na określony dzień,
• Stan badań lekarskich,
• Kończące się umowy,
• Zestawienie nieobecności za dany okres,
• Miesięczną kartę pracy,
• Roczną kartę pracy,
• Zaświadczenie o zatrudnieniu,
• Zaświadczenie o zarobkach,
• Listę płac,
• Paski ze szczegółami wynagrodzenia dla pracowników,
• Dane do GUS (Z-05, Z-02, Podział zatrudnienia na kobiet i mężczyzn itp.),
• Deklaracje podatkowe (PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR),
• Kartę zasiłkową,
• Zastępczą asygnatę zasiłkową (Z-7),
• Rp-7.

Integracja z innymi systemami

Zaletą programu jest oczywiście współpraca z systemem Płatnik poprzez generowanie przez system plików KEDU. Użytkownik ma możliwość wysyłania dokumentów zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych. Przed utworzeniem pliku użytkownik widzi, jakie wartości w określonych pozycjach zostaną przesłane do Płatnika, ma również możliwość poprawy danych np. kodu zgłoszenie do ZUS, gdy okaże się, że został błędnie wprowadzony do systemu.

Moduł Honoraria przystosowany jest również do elektronicznego wysyłania przelewów pracowniczych za pomocą generowanych plików, które następnie są importowane do różnych systemów bankowych.

Opis ten zawiera tylko część funkcji jakie posiada program. W rzeczywistości jest on jeszcze bardziej rozbudowany, co pozwala na dokładną analizę danych.