Rozwiązania dla biznesu

Księgowość

System Microsoft Dynamics AX zapewnia kompleksową obsługę księgowości firmy. Gwarantuje sprawną rejestrację wszystkich operacji gospodarczych oraz pełne bezpieczeństwo zgromadzonych w systemie danych. Łatwe w użyciu narzędzia wyszukiwania danych oraz szeroki wybór raportów pozwalają na bieżąco monitorować finanse firmy. System jest w pełni zgodny ustawą o rachunkowości.

Księga główna

Wszystkie transakcje księgowane w innych modułach znajdują odzwierciedlenie w Księdze głównej. System zawiera wiele urządzeń usprawniających ewidencję zdarzeń w systemie. Są to przede wszystkim: mechanizm alokacji ułatwiający księgowanie kosztów w dwóch układach funkcjonalno-kalkulacyjnym i porównawczym, automatyczne naliczanie różnic kursowych (zrealizowanych, niezrealizowanych i od środków pieniężnych), tworzenie transakcji zamknięcia roku, a także automatyczne wczytywanie do systemu wyciągów i generowanie plików dla elektronicznych płatności.

Agregacja danych dla potrzeb analiz

Dzięki wykorzystaniu tzw. wymiarów, już na etapie księgowania transakcji w księdze możemy je klasyfikować. Każda transakcja może być opisana dowolną liczbą uprzednio zdefiniowanych wymiarów. Przykładowe wymiary to miejsce powstawania kosztów (MPK), grupa produktów. Można analizować konta lub grupy kont w rozbiciu na MPK lub odwrotnie- dla wybranego MPK przejrzeć kwotę w rozbiciu na podany zakres kont księgi. Każdy wymiar funkcjonuje niezależnie, dlatego można analizować jeden wymiar względem innego, np. koszt z danym MPK w rozbiciu na grupy wyrobów, których dotyczy.

Wielowalutowość

System umożliwia rejestrowanie transakcji w różnych walutach. Zrealizowane różnice kursowe są automatycznie naliczane i księgowane na odpowiednie konta w momencie rozliczania transakcji. Natomiast niezrealizowane-po uruchomieniu specjalnej funkcji. Dla celów raportowania księga główna może być prowadzona równocześnie w dwóch różnych walutach. Jest to szczególnie przydatne dla polskich oddziałów zagranicznych firm.

Elastyczność tworzenia roku obrachunkowego

Użytkownik może w całkowicie dowolny sposób tworzyć rok obrachunkowy; decyduje o jego początku, długości roku i poszczególnych okresów, na jakie będzie podzielony. Dla poszczególnych okresów możemy czasowo blokować możliwość księgowania lub na stałe –zwykle po ostatecznym zamknięciu roku. Istnieje możliwość zezwolenia określonej grupie użytkowników księgowania transakcji w wybranym okresie i tylko w powiązaniu ze wskazanym modułem, co jest szczególnie przydatne w przypadku ewidencji dokumentów dotyczących poprzednich okresów.

Automatyczne wczytywanie wyciągów bankowych

W przypadku wygenerowania z systemu pliku z płatnościami, przesłania go za pomocą systemu elektronicznej bankowości do banku, wyciąg otrzymany zwrotnie w postaci pliku może być wczytany do systemu w postaci gotowej do zaksięgowania. Podczas księgowania zostaną automatycznie rozliczone odpowiednie transakcje.

Ciągłość numeracji

System pozwala na dowolne tworzenie szablonów numeracji poszczególnych dokumentów, transakcji w systemie i zabezpiecza ich ciągłość. Dzięki temu operacje gospodarcze tego samego typu mogą być łatwo odszukane w księdze. Umożliwia odrębną numerację dla poszczególnych lat obrotowych. Dopuszcza odrębną numerację dokumentów o wspólnych cechach, np. faktur dla odbiorców zagranicznych.

Kompleksowa obsługa ewidencji środków trwałych

System zapewnia poprawną i łatwą ewidencję wszystkich operacji dotyczących środków trwałych (zakup, zwiększanie wartości, przeszacowanie, wypożyczanie, amortyzacja, sprzedaż, likwidacja). Środki trwałe mogą być amortyzowane wg kilku metod jednocześnie np. bilansowo i podatkowo, grupowane zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Istnieje możliwość definiowania złożonych środków trwałych, ilustrowanych strukturą drzewa.

Łatwa obsługa zamknięcia i otwarcia roku

Transakcje zamknięcia/otwarcia roku są tworzone w specjalnych okresach finansowych (Otwarcie/Zamknięcie). Uruchomienie funkcji zamknięcia roku powoduje wyliczenie i zaksięgowanie wyniku finansowego oraz przeniesienie sald kont bilansowych roku poprzedniego jako bilansu otwarcia. W przypadku stosowania wymiarów transakcje otwarcia można utworzyć w rozbiciu na kombinacje wymiarów. Przebieg zamknięcia roku może być wielokrotnie powtarzany, jeśli pojawią się nowe wpisy aktualizujące stan roku ubiegłego. System uwzględni naniesione poprawki i skoryguje stare lub wygeneruje nowe transakcje otwarcia w bieżącym roku.

Kontrola poprawności wprowadzanych danych

Dla każdego konta księgi głównej definiowane są warunki, jakie musi spełniać transakcja, by mogła być zaksięgowana. Warunki te dotyczą waluty, użytkownika, strony konta, typu księgowania, wymiaru. Transakcje księgi głównej mogą powstawać w sposób automatyczny (np. różnice kursowe) lub mogą być wprowadzane ręcznie przy pomocy arkuszy finansowych. Podczas księgowania każdej transakcji system dokonuje wielu sprawdzeń poprawności. Konta księgi głównej, dla których zdefiniowano automatyczne schematy księgowania z innych modułów mogą być zablokowane dla ręcznego księgowania.

Budżetowanie

Możliwość stworzenia nieograniczonej liczby modeli budżetów. Zestawienia finansowe pozwalają porównać dane rzeczywiste z kilkoma wariantami budżetu z wyliczeniem odchyleń. Budżety mogą być tworzone w postaci hierarchicznej struktury. System oferuje szereg zaawansowanych funkcji ułatwiających tworzenie budżetów. Budżet finansowy w księdze głównej może automatycznie uwzględniać dane z pozostałych modułów (budżetu zakupów, amortyzacji, budżetu sprzedaży). Wprowadzanie danych usprawniają specjalne klucze alokacji. Wystarczy wprowadzić budżet jedną kwotą na cały rok, a klucz rozbije ją na poszczególne okresy. Podstawą danych mogą być także dane historyczne przemnożone przez założony współczynnik.

Mechanizm dla rozliczeń międzyokresowych

Mechanizm zwany arkuszem okresowym pozwala na przechowywanie transakcji do rozliczenia w wielu okresach. Kwota do rozliczenia w czasie jest automatycznie dzielona na części do zaksięgowania w poszczególnych okresach wg zadanych kryteriów.

Rozrachunki z odbiorcami

Moduł ten nie tylko pozwala prowadzić analitykę rozrachunków z odbiorcami, ale również monitoring spływu należności.

Ponaglenia i odsetki

System ponagleń jest bardzo pomocnym narzędziem egzekwowania zaległych płatności. Określamy ilość dni prolongaty oraz minimalną należność ponaglenia.

W sposób automatyczny zostaną naliczone odsetki wg wskazanych stawek procentowych i zaksięgowane na właściwe konta. Bezpośrednio z systemu możemy wydrukować wezwania do zapłaty i noty odsetkowe, mogą one być generowane i przechowywane w języku zdefiniowanym dla klienta.

Elastyczne warunki płatności

Termin płatności może być zdefiniowany w oparciu o liczbę dni i miesięcy lub oparciu o wybrany dzień tygodnia miesiąca lub kwartału. Zaawansowane harmonogramy pozwalają ustalić dogodny sposób zapłaty wynegocjowany przez kontrahenta.

Kontrola kredytowania odbiorców

Każdemu z odbiorców można przydzielić inny limit kredytowy. Po osiągnięciu limitu istnieje możliwość wydrukowania ostrzeżenia lub zablokowania sprzedaży.

Rozrachunki z dostawcami

System posiada elastyczne mechanizmy usprawniające zarządzanie finansami firmy.

Rejestracja faktur

Użytkownik może codziennie rejestrować faktury, natomiast zatwierdzać i księgować je okresowo. Zarejestrowane, ale jeszcze nie zaksięgowane faktury mogą być uwzględniane w prognozie przepływów pieniężnych firmy i aktualizują zobowiązania firmy.

Propozycje płatności

System zaproponuje faktury do zapłaty wg zadanych kryteriów. Pozwala na podanie kwoty, którą przeznaczyliśmy na płatności (limit kwoty), wybranie przedziału czasowego, z którego faktury będą proponowane. Zaznaczenie pola wyboru „sprawdzenie salda” pozwala na anulowanie płatności, jeśli saldo jest przekroczone. Przygotowana płatność po sprawdzeniu przenoszona jest do arkusza. Z tak przygotowanej płatności generowany jest plik, który jest przekazywany do systemu elektronicznej bankowości.

Płatności czekami

Dostępna jest funkcja płatności czekami. Czeki są konfigurowane w module Bank i drukowane podczas księgowania płatności w arkuszu. Bezpieczeństwo jest zapewnione poprzez zastosowanie kodów, podpisów, numerów kontrolnych oraz szczegółowego archiwum wszystkich wygenerowanych czeków.

Bank

Moduł bank służy do obsługi kasy oraz rachunków bankowych. Posiada rozwiązania zapewniające łatwą rejestrację wszystkich operacji na środkach pieniężnych i ich dokumentację.

Dokumentacja operacji kasowych

Rejestracja rozchodu (przyjęcia) środków z kasy jest jednocześnie księgowana i automatycznie tworzony jest dokument KW (KP), który może zostać wydrukowany. W prosty sposób tworzone są raporty kasowe. Funkcja zatwierdzania raportów przydzielana jest ściśle wskazanym użytkownikom. Dostępna jest lista transakcji nie ujętych w raporcie, które mogą być do niego dołączone.

Limit salda

Istnieje możliwość ustalenia minimalnej (maksymalnej) kwoty środków dostępnych w kasie.

Automatyczne naliczanie różnic kursowych

Prosty w użyciu mechanizm naliczy i zaksięguje różnice kursowe od środków pieniężnych zgromadzonych w kasie i na rachunkach bankowych wg określonej w parametrach metody (FIFO/LIFO).

Produkcja

System posiada w pełni automatyczny mechanizm wyceny wyrobów gotowych, którego podstawowym zadaniem jest ustalenie rzeczywistego kosztu ich wytworzenia. Narzędzie to nie tylko pozwala ustalić koszt wytworzenia zgodnie z ustawą o rachunkowości, ale także dokonuje wszystkich szczegółowych księgowań związanych z procesem produkcji uwzględniając wymogi szeroko rozumianej rachunkowości zarządczej. Przebieg wyceny może być uruchomiony zaraz po zakończeniu miesiąca i wprowadzeniu wszystkich dokumentów źródłowych.

W celu wyprodukowania określonej ilości wyrobu tworzone jest zlecenie produkcyjne, które jest zwykle efektem planowania produkcji pod określone zamówienie klienta. System umożliwia analizę wszystkich kosztów poniesionych na dane zlecenie produkcyjne. Dzięki temu możemy przykładowo dokładnie ustalić, jakie koszty robocizny zostały poniesione na wyprodukowanie konkretnego wyrobu.

Rozkład kosztów robocizny na poszczególne zlecenia opiera się o rejestrację czasu pracy poświęconego na poszczególne zlecenia produkcyjne. Koszty pośrednie rozliczane są na wyroby wg dowolnie zadanego klucza. Koszty te przykładowo mogą być rozliczane proporcjonalnie do robocizny bezpośredniej z uwzględnieniem wydziału produkcyjnego, którego dotyczą. Istnieje możliwość zastosowania kilku kluczy dla kosztów wydziałowych, które z dokumentów źródłowych będą ewidencjonowane na odrębnych kontach księgowych.

Podczas przebiegu wyceny koszty mogą być księgowane w dwóch układach; rodzajowym i funkcjonalno-kalkulacyjnym.

Zlecenia niezakończone, stanowiące tzw. roboty w toku, także mają ustalony rzeczywisty koszt ich wytworzenia, w rozbiciu na poszczególne jego składniki, co jest szczególnie ważne dla firm o wielomiesięcznym procesie produkcyjnym.

Ponadto mechanizm wyceny ustala rzeczywisty koszt wyrobów zepsutych w procesie produkcji. Koszty wyrobów uszkodzonych ewidencjonowane są na oddzielnym koncie, gdyż jako zwiększające koszty produkcji, podlegają zwykle wnikliwej analizie celem ich minimalizacji.

Rzeczywisty koszt wytworzenia wyliczany jest i księgowany także dla wyrobów o strukturze wielopoziomowej (składających się z półfabrykatów wytworzonych w innych zleceniach produkcyjnych).

Posługiwanie się wymiarami na etapie księgowania pozwala na analizę kosztów produkcji (bezpośrednich i pośrednich) m.in. na poszczególne działy produkcyjne, a także grupy wyrobów.

Mechanizm wyceny wyrobu dokona prawidłowego ustalenia kosztu wytworzenia, także wówczas, gdy wyrób produkowany jest w całości lub częściowo z materiałów tzw. powierzonych przez klienta, tj. nie stanowiących aktywów obrotowych firmy produkującej, a otrzymanych jako wkład do wyrobu od odbiorcy.

Wyroby gotowe, których produkcje zakończono w trakcie miesiąca i przyjęto je na magazyn, pomimo braku jeszcze wyliczenia ich rzeczywistego kosztu wytworzenia mogą być sprzedawane. Na magazyn są one przyjmowane w wartości ewidencyjnej i w takiej wartości będą tworzyły koszt sprzedanych wyrobów do momentu uruchomienia przebiegu wyceny i tzw. przeliczenia magazynu, kiedy to koszt sprzedaży zostanie odpowiednio zaktualizowany do wartości rzeczywistej.

Formularze

Moduł ten pozwala na automatyczne sporządzanie sprawozdań finansowych oraz deklaracji dla celów podatkowych. Dostępne są gotowe wzory formularzy zawierające wszystkie wymagane przepisami pozycje, a także już zdefiniowane pozycje sumujące, jakie występują w sprawozdaniach i deklaracjach. Poszczególne pozycje formularza użytkownik definiuje sam w oparciu o swój plan kont. Pozycje formularza definiowane mogą być nie tylko na podstawie kont księgowych, ale także mogą czerpać dane z np. parametrów wykorzystywanych do obliczania podatku VAT. Wybór może zostać ograniczony do wybranych ściśle zdefiniowanych transakcji. System pozwala także budować formularze oparte na własnoręcznie zbudowanych szablonach w programach Word czy Excel, wówczas możemy stworzyć dowolne zestawienie, które będzie uzupełniane danymi z ksiąg dla zadanego przedziału czasowego. Formularze możemy wydrukować na papier lub do pliku.

Intrastat

System posiada narzędzie zapewniające w łatwy sposób uzyskanie danych niezbędnych do sporządzenia deklaracji intrastat. Dane potrzebne do sporządzenia deklaracji gromadzone są już na etapie rejestracji transakcji w systemie. Wymuszenie na użytkowniku podania wymaganych w deklaracji danych już na etapie księgowania dokumentów zapobiega późniejszemu ręcznemu uzupełnianiu danych. Wykorzystując dostępne w systemie narzędzie sprawdzające kompletność danych uzyskamy szczegółowa listę ewentualnych braków w danych. Mechanizm kompresji pozwala na zsumowanie danych wg określonych kryteriów. Na podstawie automatycznie zebranych danych sporządzana jest deklaracja zapisana w formacie XML.